Jag jobbar ofta med ledningsgrupper i två lägen. Antingen är de igång sedan länge och har börjat fastna. Eller så är de helt nya, ofta efter en omorganisation eller ett vd-byte. De två lägena ser ut som motsatser. De är det inte.
En ny ledningsgrupp har en gåva som den etablerade gruppen inte har: ingen vana ännu. Men gåvan har bäst före-datum. Efter ungefär tre månader har gruppen byggt sina egna mönster, och då är de svårare att forma medvetet. Det stämmer väl överens med forskningen om gruppers tidiga faser, där tillhörighet och trygghet behöver sätta sig innan gruppen kan prestera.
1. Definiera vad ni faktiskt äger
Det vanligaste misstaget i nya ledningsgrupper är att de hoppar rakt in i operativa frågor. Någon har en akut leverans, någon annan ett kvartalsmöte. Plötsligt har gruppen ägnat sin första månad åt att vara ett samlingsmöte för chefer, inte ett ledningsforum.
Vad äger ni som grupp. Vad är individuellt ansvar som bara redovisas hit. Vad är frågor som hör hemma på en lägre nivå men ändå dyker upp här. Den frågan måste besvaras tidigt, även om svaret är preliminärt.
Om du leder en ny ledningsgrupp, be alla i gruppen skriva tre listor. Beslut vi tar tillsammans. Beslut som tas individuellt och redovisas. Frågor som inte hör hemma på vår nivå. Sedan jämför ni listorna och ser var de skiljer sig. Skillnaderna är där arbetet börjar. Det är så jag startar med varje ny ledningsgrupp jag jobbar med.
2. Bestäm hur ni gör med oenighet
Den andra saken är att besvara frågan: vad gör vi när vi inte är överens. Om man inte tar det tidigt blir svaret implicit. Den första oenigheten sätter en norm, ofta utan att någon märker det.
Bestämmer den med högst i hierarkin. Bestämmer den som äger frågan operativt. Letar vi konsensus. Får vi rösta. Skjuter vi upp tills nästa möte. Alla är möjliga, ingen är rätt i sig. Det viktiga är att gruppen har valt medvetet snarare än fallit in i ett mönster.
Jag brukar föreslå att gruppen testar två lägen under de första två månaderna. En version där den som äger frågan operativt har sista ordet efter att gruppen sagt sitt. En version där gruppen jobbar mot konsensus med en tydlig backup. Sedan utvärderar man.
3. Skapa något ni har gjort tillsammans
Det tredje är mjukare och underskattat. En ny grupp behöver en gemensam berättelse om vad de har klarat av tillsammans. Något konkret. En leverans, ett svårt beslut, en svår diskussion som blev bra.
Det går inte att fejka och det går inte att rusha. Men det går att vara medveten om det. Som facilitator för en ny ledningsgrupp brukar jag se till att vi gör något under första månaden som senare blir en referenspunkt. “Minns ni när vi pratade om X”. Den meningen, sex månader senare, är värd mycket.
De här tre sakerna räcker inte för att bygga en bra ledningsgrupp. Men utan dem är det väldigt svårt att hinna ifatt. Vill ni ha stöd genom fönstret finns det i ledningsgruppsutveckling.