Varför grupper fastnar i samma mönster om och om igen

De flesta grupper jag möter har inte ett kommunikationsproblem. De har ett otydlighetsproblem som maskerar sig som något annat.

När en grupp kommer till mig och säger att de behöver jobba med kommunikationen, lyssnar jag en stund och frågar sedan något helt annat. Vad är ert uppdrag, egentligen. Vem äger vilket beslut. Vad gör ni när ni inte är överens.

Tio gånger av tio kommer det olika svar runt bordet. Inte radikalt olika, men tillräckligt olika. Och i den lilla glipan mellan svaren ligger förklaringen till varför mötena tar för lång tid, varför samma fråga dyker upp igen och igen, och varför vissa personer i gruppen alltid känner sig förbisedda.

Otydlighet syns sällan direkt

Det gör den sällan. Den syns i form av irritation över småsaker. I form av en chef som upplevs som mikromanagerande, fast hen egentligen försöker täcka upp för något ingen har bett om att täcka upp för. I form av medarbetare som drar sig undan, för att de inte vet om de får ta initiativ eller om de då trampar någon på tårna.

Vi tolkar otydligheten som personliga problem. Hen är konflikträdd. Hen är överbeskyddande. Hen lyssnar inte. Och visst, det finns alltid en del personlighet och beteenden att jobba med. Men om vi går rakt på relationen utan att först titta på strukturen, behandlar vi symptom utan att veta vad sjukdomen är.

Vad jag faktiskt gör först

När jag jobbar med en grupp som upplever sig fastlåst, börjar jag nästan alltid med tre frågor som var och en får svara på i lugn och ro, helst skriftligt:

Vad tror du att vår grupp ska leverera under det här halvåret. Inte vad ni jobbar med. Vad ni ska leverera. När jag samlar in svaren brukar det räcka för att alla ska få en aha-upplevelse.

Vilka tre beslut är viktigast att vi äger som grupp, och vilka tre ska någon enskild äga. Här blir det ofta tyst en stund. För i de flesta grupper är det här osagt.

Vad gör vi när vi inte är överens. Inte teoretiskt, utan i vardagen. Vem har sista ordet, och hur signalerar vi när det är dags att gå dit.

När dessa tre frågor är besvarade och svaren delats öppet, händer något. Det är inte alltid magiskt. Men det är nästan alltid det första steget mot att gruppen slutar fastna i samma mönster.

Det är inte en konflikt, det är ett tomrum

Ett av de vanligaste misstagen jag ser, både hos chefer och hos konsulter, är att vi behandlar otydlighet som om det vore en konflikt. Vi sätter oss ner, pratar igenom relationer, klargör vem som tycker vad. Och så blir det bättre en kort stund.

Men om grundproblemet är ett strukturellt tomrum, inte en relationell spänning, så kommer mönstret tillbaka. Inom någon månad är gruppen tillbaka i samma snurr. Och nu med en känsla av att kommunikationsworkshoppen inte funkade heller.

Otydlighet är inte ett kommunikationsfel. Det är frånvaron av ett tydligt uppdrag, frånvaron av tydliga ägarskap, eller frånvaron av en plan för konflikt. Fyll i tomrummet, och du kommer behöva mindre kommunikation, inte mer.