Första mötet med ditt nya team: så lägger du upp det

Vad är syftet med första mötet med teamet?

Att sätta tonen för hur ni ska arbeta ihop. Du har inte tillräckligt med underlag för att presentera en plan, och teamet vet det. Det gruppen letar efter är något annat: lyssnar den här chefen, går det att säga emot, och menar chefen det den säger?

Därför väger ditt beteende tyngre än dina ord. Om du säger att du vill höra allas synpunkter men pratar fyrtio minuter av sextio, är det talet som blir kvar. Om du ställer frågor, väntar ut svaren och antecknar, blir det just det som blir kvar.

Hur lägger du upp mötet?

Enkelt och med en tydlig ram. Skicka en kort agenda i förväg så att ingen behöver gissa vad mötet handlar om. Avsätt en timme, och ge den största delen till gruppen. Säg i början vad som ska hända efter mötet, så att ingen känner att allt måste sägas just nu.

Vilka frågor ska du ställa till teamet?

Frågor som går att svara på utan att någon behöver kritisera någon annan. Organisationspsykologen Edgar Schein kallar förhållningssättet ödmjukt frågande: att fråga för att förstå, inte för att leda samtalet dit du redan har bestämt dig. Det är svårare än det låter, särskilt när du redan har en uppfattning.

Vad ska du säga om dig själv?

Kort, ärligt och konkret. Berätta om din bakgrund i några meningar, varför du tog rollen och hur du fungerar i arbetet: hur du helst tar emot frågor, vad du blir stressad av och vad gruppen kan räkna med från dig. Det sista är det som oftast saknas, och det som gruppen har mest nytta av.

Ett sätt att förbereda dig är övningen Min instruktionsbok, där du skriver en kort bruksanvisning för hur man bäst arbetar med dig. Den går också att göra tillsammans med teamet längre fram.

Vad ska du undvika på första mötet?

Det mesta som handlar om att visa handlingskraft för tidigt. Lova inga förändringar innan du vet vad som behöver förändras. Kritisera inte den tidigare chefen, inte ens indirekt, eftersom många i rummet kan ha haft en god relation till den personen. Presentera ingen färdig plan, och låt inte mötet bli en monolog.

Lova heller inget du inte säkert kan hålla. Det första löftet du ger är det som teamet minns allra bäst, och det första du inte håller likaså.

Vad händer efter mötet?

Det är efter mötet som förtroendet faktiskt byggs. Boka in enskilda samtal med alla i teamet inom de närmaste veckorna, på det sätt som beskrivs i texten om första veckan som ny chef. När du har pratat med alla återkommer du till gruppen med det du har hört: vilka teman som går igen, vad som förvånade dig och vad du vill titta närmare på. Återge vad som sagts, aldrig vem som sagt det.

Forskning om psykologisk trygghet, bland annat från Amy Edmondson vid Harvard Business School, visar att team där det känns tryggt att säga ifrån är bättre på att lyfta problem och lära av misstag. Första mötet och uppföljningen efter det är ditt första tillfälle att visa att det är så det fungerar i ditt team. Har du tagit över en grupp där du tidigare var kollega finns fler råd i texten om att bli chef över tidigare kollegor.