De samtal du helst vill slippa är oftast de viktigaste. Att skjuta upp dem känns skönt i stunden, men otydligheten som växer under tiden kostar mer än själva samtalet någonsin hade gjort.
Ett svårt samtal som ny chef blir hanterbart när du förbereder dig, är rak och tydlig med sak, och samtidigt visar respekt för personen. Gå in med ett tydligt syfte, säg det viktiga tidigt, lyssna på svaret, och landa i vad som ska hända sedan. Det obekväma minskar med förberedelse, inte med väntan.
Varför är svåra samtal så svåra för nya chefer?
För att de sätter relationen på spel, och du är ny nog att inte veta hur den håller. Rädslan för en dålig reaktion, för att bli ogillad eller för att göra fel gör att många nya chefer väntar för länge, lindar in budskapet tills det försvinner, eller undviker samtalet helt. Problemet är att den som borde få veta något inte får det, och att otydligheten drabbar hela gruppen.
Hur förbereder du ett svårt samtal?
Genom att göra tre saker innan. Formulera syftet: vad ska den här personen veta eller göra annorlunda efteråt. Fånga budskapet i en enda mening, den du ska säga tidigt. Och tänk igenom vilka reaktioner som kan komma, så att de inte kastar dig ur kurs. Välj också en plats och tid där ni kan tala ostört. Förberedelsen är det som gör att du kan vara både tydlig och trygg i stunden.
Hur säger du det svåra utan att linda in det?
Säg det tidigt och rakt, och håll dig till sak. Den vanligaste missen är att prata runt problemet så länge att budskapet drunknar i vänligheter. Var i stället konkret: beskriv beteendet eller situationen, inte personens karaktär, och koppla det till vad som förväntas. Att skilja sak från person är samma princip som ligger bakom bra gränssättning: du kan vara varm i tonen och ändå tydlig i budskapet.
Hur hanterar du starka reaktioner?
Du håller ut och bekräftar känslan utan att backa från sakfrågan. Tystnad, tårar eller ilska betyder inte att du gjort fel, det betyder att budskapet landade. Ge det utrymme, säg att du förstår att det är jobbigt, och återvänd sedan lugnt till det som gäller. Du behöver inte lösa allt i samma samtal. Ibland är det klokt att ta en paus och komma tillbaka.
Vad gör du efter samtalet?
Du landar i vad som ska hända sedan, och följer upp. Ett svårt samtal utan en tydlig fortsättning rinner ofta ut i sanden. Sammanfatta vad ni kommit överens om, gärna skriftligt om det är av vikt, och bestäm när ni stämmer av. Ett samtal räcker sällan. Vill du bli tryggare i just de här situationerna är det något vi tränar konkret i programmet Ny som chef.
Vanliga frågor
Hur inleder jag ett svårt samtal som chef? Med syftet och budskapet tidigt. Säg vad samtalet handlar om och det viktigaste redan i början, i stället för att prata runt problemet tills det försvinner.
Hur säger jag något jobbigt utan att såra? Håll dig till sak, inte person. Beskriv beteendet eller situationen och koppla det till vad som förväntas. Du kan vara varm i tonen och ändå tydlig i budskapet.
Vad gör jag om personen börjar gråta eller blir arg? Håll ut och bekräfta känslan utan att backa från sakfrågan. Reaktionen betyder att budskapet landade. Ge det utrymme och återvänd sedan lugnt till det som gäller.
Räcker det med ett svårt samtal? Sällan. Landa i vad som ska hända sedan, sammanfatta överenskommelsen och bestäm när ni följer upp. Uppföljningen är ofta det som gör skillnad.