Det första chefer slutar göra under press

När en chef hamnar i tidsnöd är det vissa saker som åker först. Inte de viktigaste, utan de svåraste att mäta.

Jag har handlett ganska många chefer i pressade lägen. Omorganisationer, nedskärningar, sjukskrivna kollegor, en plötslig granskning från koncernen. Det som händer i deras kalender följer ett mönster som är så förutsägbart att det nästan är komiskt.

Det är samma saker som åker, i samma ordning. Och det är sällan slappt. Det är systemiskt, för det är så pressade människors prioriteringssystem fungerar.

Det som försvinner är inte slappt, det är osynligt

När en chef har för mycket att göra håller hen i det som syns och som mäts. Det som är osynligt på kort sikt åker. Och det är ofta det som är viktigast på lång sikt.

Det är inte ett moraliskt fel. Det är hur uppmärksamhet fungerar när den blir en bristvara. Det som har en deadline drar uppmärksamhet. Det som inte har en deadline drivs av disciplin, och disciplin är det första som blir trångt under press.

Vad jag ser försvinna i ordning

Först försvinner reflektionen. Den där halvtimmen i kalendern där chefen tänker högt om vart enheten är på väg. Den ersätts av ett möte med tydligare agenda. Ingen reagerar.

Sedan försvinner de informella samtalen med medarbetarna. De där fem minuterna efter ett möte, kaffemaskinen, en chatt med någon som inte direkt hör hemma i veckorapporten. Allt avvecklas tyst.

Sedan försvinner one-on-ones, eller blir kortare och mer transaktionella. "Vi tar det snabbt, du kör väl på i samma takt". Medarbetaren förstår och säger inget.

Sedan försvinner förmågan att stå emot inkomna prioriteringar. Chefen säger ja till saker hen tidigare hade ifrågasatt. Vägen har blivit minsta motståndets väg och det märks inte förrän kvartalsskiftet.

Sist försvinner förmågan att be om hjälp. För då är man redan så djupt i det att man inte kan formulera vad man behöver hjälp med.

Hur jag hjälper chefer hålla i det viktiga

När jag jobbar med en chef under press är det första vi gör att synliggöra prioriteringssystemet. Vad har försvunnit utan att du märkt det. Vad har försvunnit som du saknar. Vad har försvunnit som du tycker var rätt att låta gå.

Sedan tittar vi på två saker som måste tillbaka. Inte tio. Två. Reflektionstid och informella samtal med medarbetarna är ofta dessa två, men inte alltid. Och vi tittar på exakt hur de ska tillbaka, inte som ambition utan som tid i kalendern.

Den tredje frågan är vad vi ska skydda dem mot. Vilka möten kan strykas. Vilka rapporter kan delegeras. Vilka beslut behöver inte tas av just dig. För om de viktigaste sakerna ska komma tillbaka behöver något annat åka.

Det här är inget magiskt. Men det är överraskande hur ofta det inte görs förrän någon utifrån frågar.