Medarbetarsamtalet blir lätt en pliktövning som ingen minns dagen efter. En mall fylls i, rutorna bockas av, och alla går därifrån med en känsla av att det var något som måste göras snarare än något som gav något. Det behöver det inte vara.
Ett bra medarbetarsamtal som ny chef handlar mindre om att fylla i en mall och mer om en ärlig dialog: hur medarbetaren mår och utvecklas, vad som fungerar och skaver, och vad ni båda behöver framåt. Förbered dig, lyssna mer än du pratar, och landa i konkreta överenskommelser som ni faktiskt följer upp.
Vad är syftet med medarbetarsamtalet?
Att stötta utveckling och stärka relationen, inte bara att bedöma. Ett medarbetarsamtal som bara handlar om att sätta betyg på det gångna året missar poängen. Det verkliga värdet ligger i en riktig dialog om hur personen trivs, växer och samarbetar, och vad hen behöver för att göra ett bra jobb. Bedömning kan vara en del, men den ska inte vara hela samtalet.
Hur förbereder du dig som ny chef?
Genom att läsa in dig och låta medarbetaren förbereda sig lika mycket som du. Gå igenom vad ni pratade om förra gången, notera vad du sett under året och formulera ett par egna frågor. Be personen förbereda sig utifrån samma teman, så blir samtalet en dialog och inte ett förhör. Att gå in oförberedd är den vanligaste orsaken till att samtalet blir innehållslöst.
Vad ska du fråga om i medarbetarsamtalet?
Om trivsel, utveckling, samarbete och vad personen behöver av dig. Några frågor bär långt: Hur trivs du och vad ger dig energi respektive dränerar den? Vad vill du utvecklas mot? Hur fungerar samarbetet i gruppen? Och vad behöver du av mig som chef för att lyckas? Den sista frågan glöms ofta bort, men den säger mycket om hur du kan bli en bättre chef för just den här personen.
Hur undviker du att det blir en pliktövning?
Genom att vara närvarande, lyssna på riktigt och koppla samtalet till vardagen. Ett medarbetarsamtal som lever kvar är ett där personen kände sig lyssnad på och där ni landade i något konkret. Följ upp det ni bestämde förra gången, så visar du att samtalet betyder något. Och låt det inte vara enda gången ni pratar om utveckling under året, det bygger på det ni gör däremellan.
Vad gör du efter samtalet?
Du dokumenterar överenskommelserna och följer upp löpande. Skriv ner vad ni kom fram till, gärna gemensamt, så att ni båda minns det. Men det viktigaste händer efter samtalet: att du återkommer till det under året, inte väntar tolv månader. Utveckling sker i vardagen, medarbetarsamtalet är en av flera avstämningar, inte den enda. Vill du bli tryggare i den här sortens ledarsamtal är det något vi tränar i programmet Ny som chef.
Vanliga frågor
Vad är syftet med ett medarbetarsamtal? Att stötta medarbetarens utveckling och stärka relationen, inte bara att bedöma året som gått. Det verkliga värdet ligger i en ärlig dialog om trivsel, utveckling och behov.
Hur förbereder jag ett medarbetarsamtal som ny chef? Läs igenom vad ni pratade om förra gången, notera vad du sett under året och formulera ett par frågor. Be medarbetaren förbereda sig lika mycket, så blir det en dialog.
Vilka frågor ska jag ställa i medarbetarsamtalet? Fråga om trivsel och energi, om utveckling, om samarbetet i gruppen, och framför allt vad personen behöver av dig som chef för att lyckas.
Hur ofta ska medarbetarsamtal hållas? Det formella samtalet hålls oftast en till två gånger per år, men utveckling sker i vardagen. Följ upp det ni bestämt löpande i stället för att vänta ett helt år.