Chef över chefer: att leda genom andra

Vad som förändras när du blir chef över chefer

De flesta som blir chef över chefer har varit bra chefer för medarbetare. Det är ofta därför de fått rollen. Problemet är att det som fungerade då delvis är i vägen nu. Du vet hur gruppen borde ledas, du ser när din chef gör fel, och det är lätt att gripa in.

Men varje gång du griper in tar du ifrån din chef en bit av mandatet. Gruppen lär sig att gå till dig i stället. Chefen lär sig att vänta på att du ska bestämma. Efter ett halvår har du två jobb och chefen har inget.

Försvarshögskolans ledarskapsmodell skiljer på direkt och indirekt ledarskap. Som chef över chefer är ditt ledarskap indirekt: det når medarbetarna genom dina chefer. Det betyder att din viktigaste påverkan är hur du leder cheferna, inte vad du säger till grupperna.

Rollens tre delar

• Ge riktning och ramarVarje chef behöver veta vad som förväntas av just den chefens grupp, vilket mandat som gäller och var gränserna går. Det är ditt jobb att formulera det, helst skriftligt, och att följa upp det.
• Utveckla chefernaDina chefer är dina medarbetare. De behöver samtal, återkoppling och stöd i sin utveckling, på samma sätt som de ger det till sina grupper. Skillnaden är att deras svårigheter sällan syns i korridoren. Du behöver fråga.
• Hålla ihop helhetenGrupperna hänger ihop. När två chefer drar åt olika håll är det du som ser det och du som kan lösa det. Konflikter mellan chefer handlar oftast om otydliga gränser mellan deras uppdrag, inte om personerna.

De vanligaste fällorna

• Att gå förbi chefenDu svarar på medarbetarnas frågor direkt, fattar beslut som är chefens, eller ber gruppen om något utan att gå via chefen. Varje gång kostar det chefen förtroende. Gå alltid via chefen, även när det är långsammare.
• Att lämna chefen ensamMotsatsen, och lika vanlig. Du antar att chefen hör av sig om något är fel. Det gör chefer sällan, och nya chefer nästan aldrig. Utan fasta samtal får du veta om problemen när de blivit stora.
• Att leda alla chefer likaEn erfaren chef behöver ramar och frihet. En ny chef behöver tätare samtal, tydligare mandat och någon som frågar hur det går. Samma avstånd till alla är fel avstånd till de flesta.
• Att mäta det som synsLeveranser och siffror är lätta att följa. Hur chefen leder, om gruppen vågar säga ifrån, om chefen tar de svåra samtalen, syns inte i rapporten. Det är ändå det som avgör om siffrorna håller om ett år.
• Att ta chefens konflikterNär en chef har problem med en medarbetare är det frestande att lösa det själv. Gör det inte. Hjälp chefen att förbereda samtalet, och låt chefen ta det.

När en av dina chefer är ny

Den nya chefen behöver mer av dig än de andra, men inte på det sätt de flesta tror. De första veckorna är fulla av information och entusiasm. Behovet kommer i månad tre till sex, när de första svåra besluten ska fattas och gruppen börjat pröva var gränserna går.

1. Skriv ner uppdraget före startTre till fem saker som ska vara gjorda om ett år. Inte en befattningsbeskrivning. Gå igenom det första veckan och igen efter tre månader.
2. Säg vad mandatet ärVad får chefen besluta själv, vad ska förankras hos dig, vad är inte chefens. Oklart mandat är den vanligaste orsaken till att nya chefer antingen frågar om allt eller gissar fel.
3. Boka samtalen innan de behövsFasta tider, varannan vecka de första tre månaderna. Utan inbokade samtal blir det inga samtal, och den nya chefen kommer inte att be om dem.
4. Berätta om gruppenHur avslutet med förra chefen gick, vilka relationer som finns, vem som också sökte tjänsten. Det vet du, inte den nya chefen.
5. Ge stöd utanför linjenEn ny chef behöver också någon att tänka högt med som inte är dennes chef. Handledning eller mentor under första året gör att samtalen med dig kan handla om uppdraget i stället för om allt.

En längre genomgång finns på sidan Så tar du emot en ny chef.

Checklista för dig som är chef över chefer

• Varje chef har ett nedskrivet uppdrag för det kommande året.
• Varje chef vet vilka beslut som är dennes egna och vilka som ska förankras.
• Jag har fasta samtal inbokade med varje chef, tätare med de nya.
• Jag har inte fattat något beslut åt en chef den senaste månaden.
• Jag vet hur varje chef leder, inte bara vad gruppen levererar.
• Mina chefer vet var gränserna mellan deras uppdrag går.
• Den som är ny har stöd i rollen som sträcker sig över första året.

Så ser det ut med Ledarskapsmetoden

Ledarskapsmetoden är ett strukturerat metodmaterial för chefens första år. Den nya chefen arbetar med det vecka för vecka, och du som överordnad chef deltar i tre samtal under de första månaderna: om relationen, uppdraget och utvecklingsplanen. Samtalen har en färdig form, så du behöver inte uppfinna dem.

• Avlastar digDen nya chefen har coaching varje månad med någon utanför linjen. Du behöver inte vara både chef och mentor.
• Ger dig samtalen färdigaTre samtal om relation, uppdrag och utvecklingsplan, med form och frågor. Du håller dem, metoden bär strukturen.
• Coachingen ingårLedarskapscoaching varje månad från månad fyra till tolv, med Carl-Fredrik Zetterman, ICF-certifierad coach. Det som på marknaden köps separat ingår i upplägget.
• Fungerar bredvid det ni redan görChefsutbildning, ledningsgruppsmöten och era egna rutiner fortsätter som vanligt. Metoden lägger strukturen för den nya chefens första år ovanpå.

1. Vecka 1 till 12Chefen arbetar med teori, övning och reflektion varje vecka, i egen takt.
2. Månad 1 till 3Tre samtal med teamet och med dig: relation, uppdrag och utvecklingsplan.
3. Månad 4 till 12Genomförande av planen, med handledning av Carl-Fredrik Zetterman varje månad.

Handledningen avlastar dig: den nya chefen har någon att tänka högt med varje månad, och era samtal kan handla om uppdraget.