När en ny chef inte fungerar

Tecknen på att en ny chef inte landar

Nya chefer säger sällan själva att det är svårt. De vill visa att de klarar sig. Därför syns problemen först i gruppen och i det som inte händer.

• Beslut som dröjerFrågor som borde avgöras på en vecka ligger kvar i en månad. Chefen vill förankra, samla mer underlag, vänta på rätt läge.
• Medarbetare som går förbiGruppen börjar gå till den överordnade chefen, till HR eller till en informell ledare i stället för till sin chef.
• Tystnad eller korridorpratMötena blir artiga och korta. Det som sägs efteråt är mer än det som sägs i rummet. Eller tvärtom: öppen irritation och gamla konflikter som blossar upp.
• Chefen gör i stället för att ledaChefen jobbar mer än alla andra, löser uppgifter själv och är svår att få tag i. Ofta en specialist som blivit chef och gått tillbaka till det trygga.
• "Det går bra"På frågan hur det går svarar chefen att det går bra, varje gång. Den som har det svårt och inte vågar säga det svarar så.

Vad som oftast ligger bakom

Den första reflexen är att det är fel person. Ibland är det så. Men i de allra flesta fall vi möter är det förutsättningarna som saknas, och de går att ändra.

Chefen fick inget nedskrivet uppdrag, eller ett uppdrag som gruppen inte känner till. Mandatet är oklart, så chefen frågar om allt eller gissar fel. Samtalen med den överordnade chefen upphörde efter de första veckorna, när introduktionen ansågs klar. Och ingen berättade om gruppens historia, om den som också sökte tjänsten eller om hur avslutet med den förra chefen gick.

Lägg till att gruppen, enligt både FIRO och Wheelans forskning, börjar om när den får ny chef: först artig, sedan prövande. Den prövande fasen kommer i månad tre till sex, precis när stödet tagit slut. Det är inte chefen som är fel, det är tajmingen.

Tre vanliga fel

• Att vänta och hoppasDet är det vanligaste. Man ger det tid, för det känns rimligt, och det blir sämre. Grupper som tappat förtroendet för en chef vinner sällan tillbaka det av sig självt. Varje månad utan åtgärd gör det svårare att vända.
• Att byta ut chefenDet känns handlingskraftigt och löser ibland problemet. Men om orsaken var förutsättningarna får nästa chef samma förutsättningar, och ni är tillbaka om ett år, med en grupp som nu sett två chefer misslyckas. Byt först när ni gett rätt förutsättningar och det ändå inte fungerar.
• Att skicka på kursEn ledarskapsutbildning ger kunskap och verktyg. Men chefen saknar sällan kunskap. Chefen saknar ett tydligt uppdrag, ett mandat, en chef som frågar hur det går och någon att tänka högt med. Det kan en kurs inte ge.

Vad som faktiskt hjälper

Det här är ordningen vi använder när vi kommer in till en ny chef som har det svårt. Den fungerar oftast bättre än man tror, för den angriper orsakerna i stället för symtomen.

1. Ett ärligt samtal med chefenDen överordnade chefen tar det, inte HR. Inte "hur går det" utan "jag ser att besluten dröjer och att folk kommer till mig, vad är svårast just nu?" Säg att det är normalt att det är svårt och att ni tänker ge stöd, inte byta ut.
2. Klargör uppdraget och mandatet på nyttSkriv ner det, även om ni tror att det gjordes vid start. Tre till fem saker för resten av året. Vad chefen beslutar själv. Gå igenom det med chefen och se till att gruppen får veta.
3. Återuppta samtalenFasta tider med den överordnade chefen, varannan vecka de närmaste tre månaderna. Inte för att kontrollera, utan för att chefen ska ha någon som frågar.
4. Ge stöd utanför linjenHandledning med någon som inte är chefens chef, varje månad. Det är där chefen kan säga det som inte går att säga uppåt, och det är ofta där vändningen sker.
5. Ta hand om gruppenGruppen behöver se att något händer. Ett gemensamt samtal om uppdraget och spelreglerna, lett av chefen med stöd, brukar räcka för att bryta mönstret.

Räkna med tre månader innan det syns, och med att det går att vända i de flesta fall där chefen vill. Vill chefen inte, är det en annan fråga, och den blir tydlig i det första samtalet.

När det ändå inte går

Ibland fungerar det inte, trots rätt förutsättningar. Chefen vill egentligen inte leda, eller kan inte, eller passar inte gruppen. Då är det bättre för alla att avsluta tidigt och ordentligt än att låta det dra ut. Men gör det efter att ni gett förutsättningarna, inte i stället för. Då vet ni att det var personen, och den som kommer sedan får en bättre start.

Checklista: innan ni drar slutsatser om en ny chef

• Chefen har ett nedskrivet uppdrag som gruppen känner till.
• Mandatet är uttalat och chefen vet vad som får beslutas själv.
• Chefen har haft fasta samtal med sin överordnade chef sedan start.
• Någon berättade för chefen om gruppens historia och om den som också sökte tjänsten.
• Chefen har någon utanför linjen att tänka högt med.
• Den överordnade chefen har frågat vad som är svårast, inte bara hur det går.
• Vi har gett det tre månader med rätt förutsättningar innan vi bedömer.

Så ser det ut med Ledarskapsmetoden

Ledarskapsmetoden går att börja med också när första året redan är igång. Chefen får strukturen vecka för vecka, samtalen med den överordnade chefen får en färdig form, och handledningen varje månad ger chefen det stöd utanför linjen som saknats.

• Går att börja mitt i åretMetoden är byggd för ett första år men följer chefens läge, inte kalendern. Vi börjar där ni står.
• Coachingen ingår, från första månadenNär en chef redan har det svårt börjar coachingen med Carl-Fredrik Zetterman, ICF-certifierad coach, direkt och inte i månad fyra. Chefen får någon utanför linjen att tänka högt med varje månad.
• Ger samtalen med chefens chef en formSamtalet om uppdrag och mandat på nytt är samma samtal som i metoden, med färdiga frågor. Det blir lättare att hålla när ingen behöver uppfinna det.
• Billigare än att börja omEn ny rekrytering kostar mer än ett år med struktur, och gruppen slipper ännu en chefsstart.

1. De första veckornaÄrligt samtal, uppdrag och mandat på nytt, gruppens spelregler.
2. De tre första månadernaSamtalen om relation, uppdrag och utvecklingsplan med teamet och den överordnade chefen.
3. Resten av åretGenomförande av planen, med handledning av Carl-Fredrik Zetterman varje månad.

Första steget är ett samtal med er om vad ni ser. Det tar 30 minuter och kostar inget.