Introduktion av en ny chef: så ger ni rätt förutsättningar

Varför introduktionen avgör

De flesta organisationer har en introduktion för nya medarbetare: system, rutiner, arbetsmiljö, vem som sitter var. När en ny chef börjar får chefen samma introduktion, plus en genomgång av lönesystemet och arbetsrätten. Det är nödvändigt, men det är inte en introduktion till att vara chef.

Linda Hills forskning om nya chefer visar att övergången till chefsrollen är en av de svåraste i arbetslivet, och att de flesta går igenom den mer eller mindre ensamma. Det nya chefer saknar är sällan kunskap. Det är tydlighet om vad som förväntas, mandat att agera och någon att prata med när det blir svårt.

Kostnaden för en dålig start syns inte direkt. Den syns efter ett halvår som en grupp som tappat fart, en chef som börjar undvika beslut, eller en chef som slutar. Alla tre är dyrare än en ordentlig introduktion.

Vad introduktionen behöver innehålla

• UppdragetVad ska den nya chefen åstadkomma med gruppen det första året? Inte en befattningsbeskrivning, utan tre till fem konkreta saker. Skriv ner dem. Om ni inte kan formulera dem har chefen ingen chans att prioritera rätt.
• MandatetVilka beslut får chefen fatta själv, vilka ska förankras och vilka är inte chefens? Oklart mandat är den vanligaste orsaken till att nya chefer antingen frågar om allt eller gissar fel.
• Relationen till den överordnade chefenRegelbundna samtal med fast tid från första veckan. Det är där uppdraget följs upp, där problem fångas tidigt och där den nya chefen får ett bollplank som inte sitter i gruppen.
• GruppenVad behöver den nya chefen veta om gruppens historia, dess tidigare chef och de relationer som finns? Särskilt om chefen rekryterats inifrån, se chef över tidigare kollegor.
• Stöd i rollen över tidHandledning, mentor eller ett strukturerat program som sträcker sig över det första året. En kurs i månad fyra ersätter inte stöd i vardagen, men kan komplettera det.
• Det administrativaSystem, policyer, arbetsrätt, arbetsmiljöansvar, lönerevision. Viktigt, men det är det ni redan gör. Se till att det inte tar all tid från det ovan.

Den överordnade chefens roll

Den viktigaste personen i en ny chefs introduktion är inte HR och inte en utbildare. Det är chefens egen chef. Det är den relationen som avgör om uppdraget blir tydligt, om mandatet håller och om den nya chefen vågar be om hjälp innan det är för sent.

Problemet är att överordnade chefer sällan har tid, och ofta antar att den nya chefen hör av sig om något är fel. Det gör nya chefer nästan aldrig. De vill visa att de klarar sig. Därför behöver samtalen vara inbokade från start, med en struktur som gör dem enkla att hålla.

HR:s roll är att göra detta lätt för den överordnade chefen: ge samtalen en form, ett innehåll och en kalender. I Ledarskapsmetoden är det precis så det är upplagt. Den överordnade chefen deltar i tre samtal under de första månaderna, om relationen, uppdraget och utvecklingsplanen, och behöver inte uppfinna dem själv.

Ett upplägg för det första året

1. Före startSkriv ner uppdraget och mandatet. Boka in samtalen med den överordnade chefen för de tre första månaderna. Bestäm vilket stöd i rollen chefen får, och av vem.
2. Vecka 1Den vanliga introduktionen, plus ett första samtal med den överordnade chefen om uppdraget och om vad som förväntas de första månaderna. Inte allt på en gång, men det viktigaste.
3. Månad 1 till 3Den nya chefen bygger relationen till gruppen och klargör uppdraget med sin chef. I slutet av perioden finns en utvecklingsplan för året som båda står bakom.
4. Månad 4 till 12Genomförande med regelbunden handledning och uppföljning med den överordnade chefen. Det är nu de verkliga svårigheterna kommer, och nu stödet brukar ha upphört.
5. Efter ett årUtvärdera: gjorde introduktionen skillnad? Vad ska ändras till nästa chef? De flesta organisationer rekryterar flera nya chefer per år, så det lönar sig att ha ett upplägg som upprepas.

Vanliga misstag

• Att tro att en erfaren chef inte behöver introduktionErfarenhet från en annan organisation säger lite om uppdraget, mandatet och gruppen här. Rollen är ny även om titeln inte är det.
• Att lägga allt stöd i börjanDe första veckorna är fulla av information och entusiasm. Behovet av stöd kommer i månad tre till sex, när de första svåra besluten och samtalen ska tas.
• Att skicka på kurs i stället för att ge strukturEn chefsutbildning är bra, men den ger inte uppdrag, mandat eller relation till den egna chefen. Det kan bara organisationen ge.
• Att låta den överordnade chefen sköta det ”vid behov”Behovet uppstår, men signaleras sällan. Utan inbokade samtal blir det inga samtal.
• Att glömma gruppenGruppen går också igenom en förändring när den får ny chef. Hur avslutet med den förra chefen gick, och vad gruppen förväntar sig, påverkar den nya chefens första tid mer än något dokument.

Checklista för HR och överordnad chef

• Uppdraget för det första året är nedskrivet i tre till fem punkter.
• Mandatet är uttalat: vad chefen får besluta själv, vad som ska förankras.
• Samtal med den överordnade chefen är inbokade för de tre första månaderna.
• Den nya chefen vet vad gruppen gått igenom och vad den förväntar sig.
• Chefen har stöd i rollen som sträcker sig över hela första året, inte bara en kurs.
• Det finns en utvecklingsplan för året i slutet av månad tre.
• Introduktionen utvärderas efter ett år och används igen nästa gång.

Så ser det ut med Ledarskapsmetoden

Ledarskapsmetoden är ett strukturerat metodmaterial för chefens första år. Organisationen beställer det, chefen genomför det, och den överordnade chefen deltar i de samtal som avgör. Ni får en introduktion till rollen som är färdig att använda, varje gång ni tillsätter en ny chef.

1. Vecka 1 till 12Chefen arbetar med teori, övning och reflektion varje vecka, i egen takt.
2. Månad 1 till 3Tre samtal med teamet och med den överordnade chefen: relation, uppdrag och utvecklingsplan.
3. Månad 4 till 12Genomförande av planen, med handledning av Carl-Fredrik Zetterman varje månad.

Metoden bygger på forskning om chefens första tid, bland annat Försvarshögskolans ledarskapsmodell och Linda Hills studier av nya chefer.