Ledarskapscoaching för nya chefer

Vad ledarskapscoaching är, och inte är

Coaching är regelbundna enskilda samtal, oftast en gång i månaden, där chefen tar med sig verkliga situationer: en medarbetare som inte levererar, ett beslut som skaver, en känsla av att inte räcka till. Coachen ger inte svar utan hjälper chefen att se situationen klarare, pröva alternativ och bestämma nästa steg. Samtalen är konfidentiella.

Det skiljer coaching från utbildning, som ger gemensamma verktyg och språk, och från mentorskap, där en erfaren person delar med sig av hur den själv gjort. Det skiljer den också från terapi: coaching handlar om rollen och arbetet, inte om personen i stort.

Ord i branschen: ledarskapscoaching, chefscoaching, executive coaching och chefshandledning betyder i praktiken samma sak. Vi använder ordet handledning i vårt eget material, eftersom samtalen i Ledarskapsmetoden följer chefens utvecklingsplan, men formen är coaching enligt International Coaching Federation, ICF.

När coaching hjälper en ny chef

• De första sex till tolv månadernaDet är då chefen möter sina första svåra situationer och behöver tänka högt med någon. Metaanalyser av coaching i arbetslivet, bland annat Theeboom och kollegor, visar tydliga effekter på hur chefer hanterar sin roll, sin självtillit och sina mål.
• När det inte går att ta med den egna chefenOsäkerhet, tvivel på sig själv, irritation på chefen över. Sådant behöver luftas någonstans där det inte får konsekvenser. Det är ofta där vändningen sker.
• När specialisten blivit chefDen som är bäst på jobbet fortsätter ofta att göra jobbet. Coaching är det bästa sättet att se det mönstret hos sig själv och bryta det.
• När gruppen prövar gränsernaI månad tre till sex slutar gruppen vara artig. Många nya chefer tolkar det som ett misslyckande. En coach som kan grupputveckling kan visa att det är normalt och förväntat.
• När chefen ska ta ett svårt samtalFörberedelse av ett konkret samtal, med en medarbetare eller med chefen över, är ett av de mest praktiska användningsområdena.

När coaching inte räcker

Coaching är ett stöd för individen. Den kan inte lösa det som är organisationens ansvar. Om chefen saknar nedskrivet uppdrag, saknar mandat att fatta beslut, eller inte har fasta samtal med sin egen chef, kommer coachingen att handla om de bristerna i stället för om chefens ledarskap. Det är frustrerande för alla och ger lite effekt.

Det är också vanligt att coaching köps in som ersättning för stödet från den egna chefen: "vi har gett henne en coach, så det är ordnat". Så fungerar det inte. Chefens chef är den som sätter uppdraget, ger mandatet och följer upp. Coachen är den chefen kan tänka högt med. Båda behövs, och de gör olika saker.

Om ni funderar på coaching för att en ny chef inte fungerar: läs först när en ny chef inte fungerar. Där går vi igenom vad som behöver vara på plats innan coaching gör nytta.

Coach, mentor eller utbildning?

De tre gör olika saker, och den vanligaste frågan från HR är vilken som behövs. Oftast mer än en.

• UtbildningGer gemensamt språk, verktyg och forskning. Passar när chefen saknar grundkunskap, eller när flera chefer ska få samma bas. Ger lite varaktig förändring utan uppföljning. Se välja chefsutbildning.
• MentorEn erfaren person, ofta från samma organisation, som delar hur den själv gjort. Ger erfarenhet och nätverk, och kostar sällan pengar. Risken är att mentorn ger sina svar i stället för att chefen hittar sina, och att samtalen blir oregelbundna. Mentorn ska inte vara chefens chef.
• CoachStrukturerade samtal om chefens egna situationer, med någon som är tränad i att ställa frågor i stället för att ge svar. Störst effekt på beteende. Kostar pengar, och kräver en coach som förstår chefsrollen i en organisation.

En bra kombination för en ny chef är kort utbildning för språket, coaching under första året för beteendet, och en mentor om det finns en lämplig person. I Ledarskapsmetoden är de två första inbyggda.

Så väljer ni coach

Vem som helst får kalla sig coach i Sverige. Det gör urvalet viktigt. Sex saker att fråga om.

1. CertifieringInternational Coaching Federation, ICF, är den vanligaste oberoende certifieringen, med krav på utbildning, dokumenterade timmar och etiska regler. Det är ingen garanti för kvalitet, men det sorterar bort dem som saknar grund.
2. Egen erfarenhet av chefsrollenEn coach som själv lett verksamhet, och helst lett genom chefer, förstår vad ett mandat är, hur en överordnad chef tänker och vad som händer i en grupp som byter ledare. Det går inte att läsa sig till.
3. Metod och forskningFråga vad samtalen bygger på. Försvarshögskolans ledarskapsmodell, forskning om grupputveckling, psykologisk trygghet. En coach som bara har "sin egen metod" ger er inget att hålla i.
4. Koppling till organisationenHur sätts målen, och vem är med? En coach som vägrar prata med chefens chef över huvud taget gör coachingen till en ö. En coach som rapporterar allt gör den värdelös. Rätt läge: gemensamma mål vid start och slut, konfidentiellt däremellan.
5. UppföljningVad får ni veta efter tre månader och efter ett år? Inte vad som sagts, men om chefen och gruppen rör sig i rätt riktning.
6. KemiLåt chefen träffa coachen innan ni bestämmer. Ett första samtal utan kostnad är rimligt att be om. Chefen ska vilja öppna sig, annars blir det inget.

Så går det till

Ett vanligt upplägg för en ny chef ser ut ungefär så här. Detaljerna varierar mellan coacher, men ordningen är oftast densamma.

1. Startsamtal, gärna med chefens chefVad är uppdraget, vad vill organisationen se, vad vill chefen själv? Ett till tre mål som alla står bakom. Det är det enda samtalet där chefens chef är med.
2. Samtal varje månad, 60 till 90 minuterChefen tar med sig sina situationer. Coachen hjälper till att sortera, pröva alternativ och bestämma nästa steg. Mellan samtalen prövar chefen i sin grupp.
3. KonfidentialitetDet som sägs stannar i rummet. Det är förutsättningen för att chefen ska ta upp det som är svårt. Chefen själv väljer vad som förs vidare till den egna chefen.
4. Avstämning efter tre månaderGår det åt rätt håll? Behöver målen justeras? Kort, och gärna med chefens chef igen.
5. Avslutande samtal efter sex till tolv månaderVad har förändrats, vad är nästa steg, behövs fortsatt stöd? Gemensamt med chefens chef, med chefen som berättar.

Vad det kostar

Ledarskapscoaching i Sverige kostar vanligen 1 500 till 4 000 kr per timme exklusive moms, beroende på coachens erfarenhet och ort. Executive coaching för högre chefer ligger ofta högre. Ett upplägg med tio samtal under ett år landar därmed mellan 15 000 och 40 000 kr.

Det är en liten kostnad i förhållande till vad en ny chef som inte landar kostar: en grupp som tappar fart, en rekrytering till, och ett halvår innan nästa chef fungerar. Sidan varför nya chefer slutar går igenom den kalkylen.

I Ledarskapsmetoden ingår coachingen i priset för hela första året, tillsammans med metodmaterialet och samtalen med teamet och den överordnade chefen. Vi går igenom upplägg och pris i ett första möte.

Vanliga fällor

• Coaching utan målSamtal som är trevliga men inte leder någonstans. Sätt ett till tre mål vid start, och följ upp dem.
• Coaching i stället för chefens chefOrganisationen köper coaching och drar sig tillbaka. Chefen får stöd att hantera en otydlig situation i stället för att situationen görs tydlig.
• En coach som inte kan organisationerMånga coacher kommer från andra fält och saknar erfarenhet av chefsrollen. Samtalen blir allmänna i stället för konkreta.
• För sentCoaching som börjar i månad nio, efter första krisen, får ägna sig åt att reparera. Börja senast i månad tre.
• Att göra coaching till ett ärendeOm chefen upplever coachingen som en signal om att något är fel, öppnar sig ingen. Presentera den som det den är: det stöd alla nya chefer borde ha.

Checklista innan ni köper coaching till en ny chef

• Chefen har ett nedskrivet uppdrag och ett uttalat mandat.
• Chefen har fasta samtal med sin egen chef, oavsett coachingen.
• Coachen är certifierad och har själv varit chef.
• Målen sätts gemensamt vid start, med chefens chef med.
• Samtalen är konfidentiella och chefen vet det.
• Det finns avstämning efter tre månader och ett avslut efter sex till tolv.
• Chefen har träffat coachen och vill arbeta med just den personen.

Så ser det ut med Ledarskapsmetoden

I Ledarskapsmetoden är coachingen en av tre delar, inte hela svaret. Chefen får metodmaterialet vecka för vecka, samtalen med teamet och den överordnade chefen sätter uppdrag, mandat och utvecklingsplan, och coachingen varje månad är där chefen tänker högt om hur det går. Coachen är Carl-Fredrik Zetterman, ICF-certifierad coach och UGL-handledare, som själv lett verksamhet genom chefer.

• Coachingen ingårLedarskapscoaching varje månad från månad fyra till tolv, med Carl-Fredrik Zetterman, ICF-certifierad coach. Det som på marknaden köps separat ingår i upplägget. Ingen separat coach behöver upphandlas.
• Uppdrag och mandat sätts förstDe tre samtalen med teamet och den överordnade chefen under de första månaderna ger coachingen något att arbeta med. Det är det som ensam coaching ofta saknar.
• Chefen får ett metodmaterialTeori, övning och reflektion vecka för vecka de första tolv veckorna, så att coachsamtalen bygger på en gemensam grund.
• Som komplement till er egen coachHar ni redan en coach eller ett internt mentorprogram kan metoden ändå användas. Materialet och samtalen med den överordnade chefen fungerar oberoende av vem som coachar.

1. Vecka 1 till 12Chefen arbetar med teori, övning och reflektion varje vecka, i egen takt.
2. Månad 1 till 3Tre samtal med teamet och med den överordnade chefen: relation, uppdrag och utvecklingsplan.
3. Månad 4 till 12Genomförande av planen, med ledarskapscoaching varje månad.

Vill ni bara ha coaching, utan metoden, går det också. Men vi säger alltid först vad som behöver vara på plats runt den.